Örgütsel İletişim Nedir?

Örgütsel iletişim, her başarılı işletmenin önemli değer ve becerilerinden biri. Yapısı itibarıyla şirketler, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar ve hükümet organları gibi kuruluşlar bu iletişim kanalını sıklıkla kullanır. Bunlara hem bir kuruluş içinde gerçekleşen iç iletişimler hem de bir kuruluş ile paydaşları arasındaki dışa dönük iletişimler dahildir. Bu bağlamda örgütsel iletişim nedir sorusunu şu şekilde yanıtlamak mümkün: Örgütsel iletişim; şirketler, devlet kurumları ve kâr amacı gütmeyen kuruluşların büyümesini, paydaşlarla bağlantı kurmasını ve topluma katkıda bulunmasını sağlayan tüm iletişim biçimlerini kapsayan geniş bir alandır. Buna göre örgütsel iletişim; halkla ilişkileri, stratejileri, pazarlamayı, kurumsal reklamı, iç ve dış iletişimi kapsar. Daha basit olarak örgütsel iletişim nedir bakarsak; bir organizasyonun bilgi oluşturma, paylaşma ve yorumlama sürecidir. Bu bilginin iletildiği resmi ve gayriresmi iletişim kanallarının tamamını da kapsar. Bir örgüt içindeki iletişim, genellikle yazılı belgeler/raporlar aracılığıyla ya da diyalog yolu ile resmi ve gayrıresmi kanalların arasında gerçekleşir.

Örgütsel iletişimin temel amacı, örgüt içindeki bireyler veya gruplar arasında ortak bir iş birliği duygusunun sağlanmasıdır. Bu iletişim biçimi içerisinde pek çok rol, bileşen ve unsur da vardır. Örneğin, geri bildirim sağlaması ya da kuruluş içinde bilgi alışverişine olanak tanıması gibi. Bunun yanı sıra bilindiği gibi organizasyonlar/kuruluşlar genel olarak hiyerarşik modellere sahiptir. Bu hiyerarşiler formaliteye bağlı olarak değişse de bilgi genellikle yöneticilerden, müdürlerden vb. aşağıya doğru gider. Yukarıdan aşağıya iletişim kullanılırken, yöneticiler kararların ardındaki mantığı açıklamalıdır. Yöneticilerin hedef kitleye (ekip üyelerine vs.) net bir şekilde ulaşmak için mesajlarını birden çok kez iletmeleri gerekebilir. Bu nedenle, yukarıdan aşağıya bir örgütsel iletişim kullanılıyorsa iletişim kanalı ve modu da çok önemlidir. Örgütsel iletişim içerisinde aşağıdan yukarıya doğru da bir etkileşim söz konusudur. Yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticilerine ulaşmalarına ve görevleri, işleri, ekipleri vb. hakkında ne hissettiklerini iletmelerine olanak tanır. Yöneticiler bu bilgiyi çalışanların kurumsal koşullarını iyileştirmek için kullanabilirler.

Örgütsel İletişim Özellikleri Nelerdir?

Örgütsel iletişim, bir organizasyon içinde çok sayıda hareketli parçanın olması anlamına gelir. Ayrıca bunların hemen hemen hepsi, organizasyonun etkinliğini/çalışmasını üst düzeye çıkarmak için net, açık iletişime ihtiyaç duyar. Bu açıdan örgütsel iletişim karmaşıktır, dersek yanlış olmaz. Aslında, örgütsel iletişim; kişiler arası iletişimden grup iletişimine, kültürlerarası iletişimden kitle iletişimine ve sosyal medyaya kadar birçok alana da yayılır. Bu komplike yapı nedeniyle şirketler, kâr amacı gütmeyen kuruluşlar, devlet kurumları vs. hem iç iletişimler hem de dışarıya dönük iletişimler için iyi eğitimli kişilere ihtiyaç duyar. İster CEO olun ister yeni bir yönetici, ekip üyelerinizin uyumlu ve motive olmasını sağlamak için talimatları iletme konusunda yetenekli olmalısınız. Bu nedenle net olmak, ikna edicilik gibi değerler bu alanda öne çıkar. Gerekirse bu alanda profesyonellerden eğitim almak çok önemlidir.

Örgütsel iletişimin özellikleri içerisinde dikkate alınması gereken farklı hususlar da var. Örneğin, hedef kitleyi tanımak işin en önemli parçalarından biri. Hedef kitle, hitap ettiğiniz kişilere göre de değişebilir. Bu nedenle oldukça dinamik bir noktadan söz ediyoruz. Hedef kitlenizi anlamazsanız mesajlarınızı etkili bir şekilde iletmeniz çok zorlaşır. Bu nedenle hedef kitlenizi tanımak, onların bakış açılarını ve ihtiyaçlarını göz önünde bulundurmak her zaman önemlidir. Ardından mesajınızı onların ihtiyaçlarına daha iyi uyacak şekilde uyarlamanız gerekir. Bu hedef kitle dahili ise (şirket içi, kurum içi ekipler vs.) çalışanların mesajdan faydalanmak için bilmeleri gereken şeylere odaklanabilirsiniz. Ancak dış bir kitleye odaklanıyorsanız, o zaman bu mesajı onların ihtiyaçlarına kurgulamanız gerekir. Örneğin mesajınız hissedarlara yönelikse, iletişimi finansal faydaları vurgulayacak şekilde uyarlamak akıllıca olabilir.

Örgütsel İletişim Türleri Nelerdir?

Örgütsel iletişim türleri ise birçok faktöre göre birbirinden ayrılır. Kurum ve kuruluşlar, o anki ihtiyaçları doğrultusunda bu iletişim türlerinden birini, birkaçını veya tamamını kullanabilir. Bunlardan bazılarını aşağıdaki maddelerde bulabilirsiniz:

• Yönlü iletişim: Yukarıda da değindiğimiz gibi, örgütsel iletişim içerisinde aşağı veya yukarı yönlü iletişimler vardır. Üst kademedeki personel, alt kademedeki çalışanlara bilgi ve yönlendirme sağlıyorsa, aşağı yönlü iletişimi kullanıyor demektir. Ancak çalışanlar şirket içindeki yöneticiler ve idareciler gibi üstleriyle iletişime geçiyorsa bu, yukarı yönlü iletişimdir. Bunlara ek olarak, yatay iletişim de vardır. Çalışanlar kendi düzeylerinde diğer çalışanlara bilgi ilettiğinde genellikle bunu kullanıyordur.
• İç iletişim: İç iletişime “dâhili iletişim” demek de mümkün. Her şirketin/kuruluş, çalışanlar ve organizasyon hiyerarşisi içerisinde dahili iletişimi kullanır.
• Dış iletişim: Şirketlerin müşterileri, satıcıları, tedarikçileri ve diğer paydaşları vardır. Bunlarla etkileşim kurmak için iyi tanımlanmış süreçlere ve sistemlere gereksinim duyulur. Birçok durumda şirketlerin dış iletişim politikaları, kuruluşun tutarlı ve güvenilir bir imaj çizmesine yardımcı olur.
• Sözlü ve yazılı iletişim: Aslında sözlü ve yazılı iletişim, genel olarak iletişim türlerinden ikisidir. Bunların örgütsel iletişim içerisinde de apayrı bir yeri var. Örneğin çoğu şirket için sözlü iletişim, şirket içerisinde bilgi paylaşımının en yaygın yolu. Bunun yanı sıra şirketler hem şirket içinde hem de şirket dışında yazılı iletişimi de kullanır.
• Resmi ve gayriresmi iletişim: Son olarak örgütsel iletişim, doğası gereği resmi veya gayriresmi olabilir. Şirketten gelen herhangi bir resmi mesaj; ister şirket içine ister şirket dışına iletilsin, genellikle bir resmi iletişim biçimi olarak kabul edilir. Ancak örgütsel iletişimin birçok yönü, gayriresmi yollarla da gerçekleşir. Çalışanların molalarda sohbet etmesi buna örnektir.

Örgütsel İletişimin Önemi Nedir?

Etkili örgütsel iletişim, işletmenizin/kuruluşunuzun gelişebileceği bir ortam yaratır. Örgütsel iletişim önemi ve amacı doğrultusunda şu şekilde ifade edilebilir:

• Verimli iş akışı: Etkili bir örgütsel iletişim, organizasyonda iyi bilgi akışını da kolaylaştırır. Bilgilerin başarılı ve hızlı bir şekilde aktarılması, gecikmeleri azaltarak organizasyonların daha üretken hale gelmesini sağlar.
• Koordinasyon becerisi: Açık iletişim, ekip üyelerinin ve departmanların çabalarını koordine etmek için esastır. İş birliğini teşvik eder ve çalışanların ortak hedeflere doğru ilerlemesini sağlayarak kuruluş içinde bir tutarlılık/denge duygusu yaratır.
• Etkili personel politikaları: Çalışanlar için çeşitli politikalar oluşturmak, işverenlerin çalışanlardan ne beklediğini ifade eder. Yöneticiler, yeni politikaları ve prosedürleri açıklamak için bir çalışan el kitabı hazırlayarak veya personel toplantıları yaparak bu politikaları öğretebilir.
• Çalışan katılımı ve motivasyonu: Açık ve etkili örgütsel iletişim pek tabii ki çalışan katılımını da artırır. Çalışanlar kendilerini bilgilendirilmiş, aksiyonlara dâhil edilmiş ve değerli hissederler. Bu sayede rollerinden motive olma olasılıkları da artabilir.
• Örgütsel kültür: Örgütsel kültür, iletişim yoluyla şekillenir. Organizasyon arasında sağlıklı bir iletişim kültürü, çalışanlar arasında şeffaflığı, güveni ve aidiyet duygusunu teşvik eder. Ayrıca, örgütsel değerlerin ve normların yayılmasına da katkıda bulunur.
• Olumlu çalışma ortamı: Çalışan moralini yüksek tutmak, tüm şirketin/organizasyonun başarılı olmasına yardımcı olur. Açık iletişim, çalışan mutluluğunu sürdürmek için güçlü bir araçtır. Çalışanlar beklentilerinin ve sorumluluklarının ne olduğunu anladıklarında, hedeflere ulaşmaları daha kolay hale gelir. Bu da genel olarak daha güçlü bir moral ve motivasyon ile sonuçlanır.
• Kamuoyu imajı: Halkla ilişkiler olumlu bir kamu imajını sürdürmenin önemli bir parçasıdır. Örneğin, bir şirket için halkla ilişkiler, olumlu çağrışımlar yaratmak için etkili bir stratejiler sağlar. Hayır amaçlı bir bağışa dikkat çekmek veya şirketin sağladığı bir ürün/hizmetin bir topluluk üzerindeki olumlu etkilerine odaklanmak gibi.

Örgütsel iletişimin önemi bunlarla sınırlı değil. Değişimi ve büyümeyi kolaylaştırması, tüm personelin aynı hedeflere odaklanmasını sağlaması, öngörülemeyen olaylara yanıt vermeyi kolaylaştırması, çatışmaları önlemeye yardımcı olması da sayılabilir.

 Örgütsel İletişimin Araçları Nelerdir?

Kuruluşların bağlantıda kalabilmesi, üretken olabilmesi, bilgi sahibi olabilmesi ve daha etkili bir şekilde iş birliği yapabilmesi için bazı iletişim araçlarına hâkim olması şart. Bunun birçok amacı var: Pazarlama ve satış, şirket içi etkili iletişim, paydaşlarla güven verici bir iletişim ortamı gibi. Bununla beraber örgütsel iletişim araçları, ilgili kuruma/kuruluşa göre de değişkenlik gösterebilir. Tüm bunlar doğrultusunda öne çıkan bazı araçları da maddelendirdik:

• Sesli ve görüntülü konferans araçları: İletişim araçlarınıza görüntülü konferans araçlarınızı eklemek günümüzde adeta şart. Bu araçlar yalnızca ekibinizin bir araya gelip projeleri tartışması için bir yer değil. Aynı zamanda müşterilerle uzaktan konuşmak ve potansiyel müşterilerle ağ kurmak için de mükemmel bir çözümdür. Zoom, Teams ve Meet bu alanda öne çıkan araçlar.
• Dosya paylaşım araçları: Dosyaları ekibinizin geri kalanıyla da paylaşabilmeniz gerekir. Dosyaları paylaşmanın bir yolu olmadan, ekibiniz belgeleri paylaşmak ve yönetmek için yalnızca e-postaya güvenmek zorunda kalır. Bu ise sadece üretkenliği olumsuz etkilemekle kalmaz. Bunun yanı sıra dosyaların gelen kutularında kaybolmasına da neden olur. Bu nedenle Dropbox gibi dosya barındırma ve paylaşma programlarına ihtiyaç duyulur.
• İntranet: Genel olarak intranet; bir organizasyon içinde bilgi, iş birliği araçları, işletim sistemleri ve diğer bilgi işlem hizmetlerini paylaşmak için kullanılan bilgisayar ağlarının genel adıdır. Ayrıca yukarıdan aşağıya bir bilgi ağacı da modern çalışanlar için pek işe yaramıyor. Böylesi bir durum içerisinde intranet’e yatırım yapmak akıllıca olur.
• Görev yönetimi araçları: Özellikle birbirinden uzak ekipler, meslektaşlarının ne üzerinde çalıştığını görmek veya bir teslim tarihini kontrol etmek için birbirlerinin ofislerine uğrayamaz. Görev yönetimi araçlarının bu kadar önemli olmasının nedeni budur. Şirketiniz en gelişmiş teknolojilere sahip olabilir. Ancak görevler düzgün bir şekilde yönetilmiyorsa hedeflerinize ulaşmanız neredeyse imkansızdır. Bir görev yönetim aracıyla proje takvimleri oluşturabilir, ekip üyelerine görevler atayabilir ve son tarihler belirleyebilirsiniz.

Örgütsel iletişim için uygun araçlara çok daha fazla örnek de verilebilir. Yukarıdaki maddelerde yer alanlar, bu noktada en sık bahsedilen araçlar arasında. Bunun yanı sıra elbette e-posta, bloglar, tartışma forumları gibi kanalları da buraya ekleyebiliriz.

Örgütsel İletişimi Etkileyen Faktörler Nelerdir?

Bir organizasyondaki iletişimi etkileyen faktörler çeşitli kategorilere ayrılır. Örneğin, güç dinamikleri iletişim kalıplarını ve davranışlarını önemli ölçüde etkiler. Daha fazla güce sahip olan kişiler daha iddialı ve kendinden emin bir şekilde iletişim kurma eğilimindedir. Daha az güce sahip olanlar ise üstleri ile farklı fikirde olma konusunda vs. daha çekingen olabilirler. Bunun yanı sıra statü farkları da insanların kuruluş içinde etkileşimlerinde belirleyicidir. Daha yüksek statüdeki kişiler genellikle daha sık konuşurlar.

İletişim kanalları da etkileşimlerde belirleyici bir faktördür. Resmi kanallar (toplantılar vs.) yapı daha yavaş hareket edebilir. Bunun aksine, gayri resmi kanallar (gündelik sohbetler, sosyal ağlar vs.) daha hızlı olabilir ancak daha az kontrol edilebilir. Kurumsal kültür ve normalar da örgütsel iletişim açısından son derece belirleyicidir. Açık kültürler fikirlerin özgürce paylaşılmasını teşvik ederken, hiyerarşik kültürler iletişim akışını sınırlayabilir.

Örgütsel İletişim Örnekleri

Örgütsel iletişim örnekleri arasında ise çok sayıda seçenek mevcut. Burada resmi ve gayri resmi iletişime göre örnekler birbirinden ayrılır. Resmi iletişimin örnekleri arasında el ilanları, duyuru panoları, konferanslar, konuşmalar, sunumlar ve liderlerden gelen e-postalardan söz etmek mümkün. Bir şirketin çalışanları arasındaki iş dışındaki etkileşimler ise gayri resmi iletişim kapsamına girer. Bunlara molalardaki konuşmalar, kahve ve yemek araları, beyin fırtınası oturumları örnek gösterebilir. Örneğin, öğle yemeğinde kısa bir sohbet eden iki çalışan gayri resmi bir şekilde iletişim kuruyor demektir. Aynısı, ekip üyelerinizin iş saatleri dışında bağlantı kurmak için sosyal medyayı kullanması durumunda da geçerlidir.