Kurum İçi Raporlama Sürecinde Nelere Dikkat Edilmeli?
Kurum için raporlama, genel olarak bir organizasyon içinde raporların üretilmesi, paylaşılması ve kullanılması sürecini ifade eder. Bu raporlamaların pek çok önemi var. Tam da bu nedenle kurum içi rapor hazırlarken dikkat edilmesi gerekenler bir hayli fazla. Aşağıda başlıklarda tüm bunları daha detaylı olarak açacağız. Ancak öncesinde birkaç maddeye göz atmakta yarar var:
- Netlik: Raporlama süreci, verilerden meydana gelir. Bu veriler jargon ve gereksiz karmaşıklıktan kaçınılarak net ve anlaşılır bir şekilde sunulmalıdır. Özellikle verilerin yanlış yorumlanması, kötü kararlara yol açabileceği için netlik son derece önemlidir.
- Tutarlılık: Bir raporun üçüncü sayfası ile son sayfası arasında, farklı bilgiler olsa bile, bir tutarlılık olmalıdır. Tutarlı olmayan raporlama, eyleme geçirilebilir sonuçlar çıkarmayı zorlaştırır.
- Alaka seviyesi: Raporlarda yer alan veri ve bilgilerin tümü paydaşlar için önemli değildir. İş raporları hedef kitleye göre özelleştirilmelidir. Bir satış yöneticisinin bir finans direktöründen daha farklı içgörülere ihtiyacı olacaktır.
- Eyleme dönüştürülebilirlik: Raporlar yalnızca veri sunmamalı. Aynı zamanda işletme ile ilgili karar vericileri eyleme dönüştürülebilir adımlara yönlendirmelidir. Veriler fırsatları, riskleri ve iyileştirme alanlarını vurgulamak için kullanılmalıdır.
Şirket içi raporlama süreçlerinin diğer adımlarına aşağıda birlikte bakalım.
Kurum İçi Raporlama Süreci Neden Önemlidir?
Kurum içi raporlamalar, birkaç nedenden dolayı oldukça önemlidir. Bilinçli karar almak bunların başına gelir. Etkili iş raporları, liderlerin kararlarını varsayımlar veya tahminler yerine somut verilere dayandırmalarını sağlar. Örneğin, bir satış raporu hangi ürünlerin düşük performans gösterdiğini gösterebilir ve yöneticilerin stratejilerini buna göre güncellemelerine olanak tanır. Doğru verilerle, işletmeler zorluklara ve fırsatlara daha hızlı ve verimli bir şekilde yanıt verebilir.
Bu raporların bir diğer önemi ise hedefler (KPI) hakkında bilgi sağlamasıdır. İster satış hedeflerinin takibi ister müşteri etkileşiminin ister finansal durumun incelenmesi olsun, raporlar şirketlere nerelerde gelişmeleri gerektiği konusunda net bir tablo sunabilir.
Elbette şeffaflık da burada devreye giren bir diğer unsur. Kurum içi raporlar, performansı ilgili herkes için görünür kılarak hesap verebilirlik kültürünü teşvik eder. İster ekiplerle şirket içinde ister yatırımcılarla şirket dışında paylaşılsın, şeffaf raporlama herkesin şirketin performansı hakkında net bir anlayışa sahip olmasını sağlar.
Son olarak yasal gereklilikler de olabilir. Birçok sektörde, iş raporları yalnızca yararlı olmakla kalmaz, aynı zaman zorunludur. Örneğin, finansal raporlama genellikle bu zorunluluğa dâhil edilebilir. Doğru ve güncel raporlar tutmak, işletmelerin yasal yükümlülüklerini yerine getirmesini sağlarken şeffaflık sağlar.
Kurum İçi Raporlama Sürecinin Temel Adımları
Kurum içi raporlama sürecinin temel olarak 3 ayağı vardır, diyebiliriz. Bunlar, aşağıda da görebileceğiniz gibi veriler, rapor formatı ve kontrol aşamalarıdır. Aşağıdaki başlıklarda bu adımları detaylı bir şekilde gözden geçirebilirsiniz.
Verilerin Toplanması ve Sınıflandırılması
Rapor hazırlama sürecinin en önemli adımlarından biri verilerle ilgilidir. Hatta raporlamanın ilk adımıdır, diyebiliriz. Bu veriler olmadan ortaya çıkarabileceğimiz bir rapordan da söz edemeyiz. Peki “veri” derken neyi kastediyoruz? Kurum içi raporlama özelinde konuşmak gerekirse; insan kaynağı, kâr ve ciro, yatırımlar, sürdürülebilirlik faaliyetleri, iş güvenliği uygulamaları, yurt içi ya da yurt dışı büyüme gibi pek çok faktör veri sayılabilir. Bir raporlama yapacağınız zaman bakmanız gereken ilk yerler bunlardır.
Raporunuz için ihtiyaç duyduğunuz verileri, ilgili departmanlardan topladıktan sonra ise sıra bunları sınıflandırmaya gelir. Veri sınıflandırması, bilgileri riske, öneme ve kullanıma göre kategorilere ayırmanın etkili ve verimli bir yoludur. Ayrıca verileri sıralamak, günlük olarak büyük miktarda veriyi muhafaza etmek zorunda olan şirketler için süreçleri kolaylaştırmaya da yardımcı olabilir.
Rapor Formatının Belirlenmesi
Genel olarak bir raporun formatı çoğu zaman üç şeye göre belirlenir: Hedef kitle, bilgi ve amaç. Yani bir raporun formatı öncelikle hedef kitlesine, sunduğu bilgilere ve uzunluğuna bağlıdır. İçerik ve dilden görsel düzene kadar bir raporun her yönü okuyucuların ihtiyaçlarına göre uyarlanmalıdır. Raporun tarzı ve formatı, raporun bir gazete başyazısı gibi kamu tüketimine yönelik mi yoksa daha akademik kitlelere yönelik mi olduğundan da etkilenir. İçeriğimiz özelinde ise kurum içi kitlelerden söz edebiliriz. Bunun yanı sıra, hazırlayacağınız rapor ile ilgili sizi alakadar eden yasal gereklilikleri olup olmadığını kontrol etmeli ve buna göre bir format belirlemelisiniz.
Kontrol ve Doğrulama Aşaması
Son adım ise elbette kontrol etme, bilgileri ve formatı doğrulama ile ilgilidir. Bu, şeffaflıktan netliğe, hesap verebilirlikten tutarlılığa kadar raporunuzun birçok yönünü etkileyecektir. Verilerin doğru olup olmadığı ya da herhangi bir bilginin söz konusu raporda olmasının gerekliliği gibi birçok aşamayı kontrol edebilirsiniz. Bu, raporu dolaşıma sokmadan önce yapmanız gereken önemli bir adım. Özellikle kontroller sağlanmadan raporun nihai versiyonunun hazır olduğunu düşünmek bir hata olacaktır.
Raporlama Sürecinde Kullanılabilecek Araçlar
Günümüzde raporlama araçları bir hayli fazla. Bu araçlar, rapor oluşturmanızı sağlayan verimli yazılımlardır. İşiniz veri toplamayı ve sunmayı içeriyorsa, süreci kolaylaştırmak için hangi araçları kullanabileceğinizi bilmek faydalıdır. Megalytic, Metrics Watch, TapClicks, NinjaCat gibi birçok raporlama aracı var. Bunlar, işletmenizin büyüklüğüne ve raporunuzun detaylarına göre seçilebilir.
Raporlama Sürecinde Ekip Koordinasyonunun Önemi
Ekip koordinasyonu, şirketlerin üyelerinin birlikte çalışması ve şirketin hedeflerine ulaşmasını sağlamak için kullandıkları bir dizi stratejidir. Başka bir deyişle koordinasyon, ortak bir amaca ulaşmak için çeşitli birimlerin senkronize hale gelmesidir. Bu, iş hayatının çok değerli ve önemli bir parçası. Verimli raporlama için de olmazsa olmaz. Bu koordinasyon sürecinin alt başlıklarına bir göz atalım.
Görev Dağılımı ve Sorumluluklar
Rapor hazırlığınızda uygun görev dağılımıyla ekibinizin üretkenliğini önemli ölçüde artırabilirsiniz. Peki, büyük bir ekipte birçok görevi “doğru” şekilde dağıtma zorluğunun üstesinden gelmenin en iyi yolu nedir? Aşağıda maddelerde öne çıkanlara birlikte bakalım:
- Ekip üyelerinizin tüm görevleri başarıyla tamamlayabilmesini sağlamak için kesin hedeflere ihtiyacınız vardır. Raporlama özelinde bu hedefler nelerdir ve bunlar ekibinize nasıl dağıtılmalıdır? Yapılacak ilk işlerden biri bu olabilir.
- Raporlama yaparken şunları da sorun: Tüm görevler belirli ekip üyelerine açıkça atandı mı? Yoksa bazı görevler hala açık mı? Bu durumda iki seçeneğiniz var: Henüz atanmamış görevleri tamamlamak için gerekli becerilere sahip ekip üyelerini seçmek ya da dışarıdan destek almak.
Özünde, görev dağıtımı yalnızca iş yükü dengelemeyle ilgili değildir; ekip içinde iş birliğini ve üretkenliği teşvik eden stratejik planlama ve uygulama ile ilgilidir. Bu nedenle yoğun raporlama sürecinde de ilgili noktalara doğru kişileri atamak oldukça kritik.
Raporlama Takviminin Belirlenmesi
Raporlama takvimi, bir şirketin veya kuruluşun hazırladığı raporu ne zaman ve nasıl yayımlayacağını/dağıtacağını ifade eder. Yani raporların yayımlanması için tarihler ve zaman dilimleri sağlar.
Sık Yapılan Hatalar ve Bunlardan Kaçınma Yolları
Raporun hedef kitlesi göz önünde bulundurulduğunda, belirsizlik ve muğlaklık olmadan, hedef kitlesini resmi bir şekilde etkileyen öz ve konuya yönelik yazılar hazırlamak gerektiğini anlayabiliriz. Zaten rapor yazımlarında en sık görülen hatalardan biri yeterli netliğin olmaması. Özellikle jargon, karmaşık cümleler ve alakasız veya gereksiz ayrıntılar genellikle raporun iletmeye çalıştığı temel mesajı gizler. Bunlardan kaçınmakta yarar var. Bunun için kelime seçimlerinizde ve cümle yapınızda sadeliğe ve kesinliğe odaklanın.
Raporlar çoğu zaman yetersiz araştırma nedeniyle eksik kalabilmekte. Bu da zayıf argümanlara, desteklenmeyen iddialara ve veri eksikliğine yol açabilir. Bundan kurtulmak için ise önce kapsamlı bir araştırma için zaman ayırmalısınız. Raporunuza güvenilirlik kazandırmak için kaynaklarınıza uygun şekilde atıfta bulunun ve argümanlarınızı güçlendirmek ve kalitesini artırmak için iyi araştırılmış verileri dahil edin.
Kurum içi rapor hazırlarken aşırı bilgi yüklemesi yapmaktan da kaçının. İyi raporların kapsamlı bilgiler sağlaması gerektiği doğrudur. Ancak raporunuza çok fazla veri ve bilgi yığmak, okuyucularınızı kolayca bunaltabilir ve temel mesajınızı zayıflatabilir. Verileriniz ve bilgileriniz konusunda seçici olun. Ana mesajınızla en alakalı olanlara odaklanın.
Tutarlı olmayan biçimlendirme, bir raporun profesyonel görünmemesine ve okuyucuların içerikten uzaklaşmasına neden olur. Buna değişken yazı tipleri, tutarsız başlık stilleri ve kötü hizalama dahildir. Tek bir yazı tipi ve boyutuna sadık kalın ve başlıklar için tutarlı bir stil kullanın.
Verimli Raporlama İçin İpuçları
Yukarıda sözünü ettiğimiz bilgilere ek olarak verimli bir raporlama için bazı öne çıkan ipuçları var. Onlara da aşağıdaki maddelerde bakabilirsiniz:
- Her şeyden önce etkili raporlamanın temeli, neyi başarmak istediğinize dair net bir görüş bulmakla başlar. Net hedefler, raporlarınızın alakalı olmasını sağlar. Örneğin, bir perakende şirketi en çok satan ürünleri ve bölgeleri belirlemek için satış performansını izlemeyi hedefleyebilir. Buna karşılık, kar amacı gütmeyen bir kuruluş bağış toplama stratejilerini optimize etmek için bağışçı katılım ölçümlerine odaklanabilir.
- Tutarlılık güvenilir raporlamanın anahtarıdır. Verilerinizi standartlaştırmak, çeşitli kaynaklardan gelen bilgilerin kolayca entegre edilebilmesini sağlayarak tutarsızlıkları azaltır. Örneğin çokuluslu bir şirket çeşitli bölgelerden farklı formatlarda satış verileri alabilir. Bu verileri ortak bir formatta standartlaştırmak, kusursuz entegrasyon sağlar.
- Otomasyon, rapor oluşturmada harcanan zamanı ve çabayı önemli ölçüde azaltabilir. İnsan hatasını da en aza indirebilir.
İndeks Raporlama Hizmetleri
İndeks, yıllık faaliyet raporlarından sürdürülebilirlik raporlarına kadar geniş bir yelpazede hizmet verir. Özgün, esnek ve çözüm odaklı iş modelleri sunan İndeks sayesinde yüksek standartlarda raporlama hizmetleri alabilirsiniz.