Etkinliğinize ana konuşmacı seçmek için 6 soru
(Yazar: İndeks İletişim, İçerik Fabrikası)
Kurumlar açısından bir etkinlik düzenlemenin çeşitli maliyetleri söz konusudur. Etkinliği başarılı kılan unsurlardan en önemlisi etkinliğin sunumu kadar izleyiciyi etkinlik süresince salonda tutacak olan ana konuşmacılarıdır. Genellikle iş toplantıları, ağır bir havada gerçekleşir ve izleyicinin dikkati bir süre sonra dağılır. Bu nedenle sahne alan ana konuşmacılar, sahnede enerjik duruşları, gündemi yakalayan konuşmaları ve bu ağır havayı dağıtan tarzlarıyla etkinliklerin kaderini belirler. Etkinliğin başında sahnedeki ışıltısı ve sunumuyla güçlü bir kıvılcım çakan ana konuşmacı, artık izleyiciyi kendi koltuğunda doğrulmaya ve etkinliği dikkatle izlemeye yönelterek görevini tamamlamış sayılır.
Türkiye’nin saygın profesyonellerinden oluşan konuşmacı portföyü ile İndeks Konuşmacı Ajansı olarak yaşadığımız deneyimler, uzmanlığı ve profesyonelliği öne çıkan konuşmacıların mütevazi bir iş etkinliğini bile ciddi bir pazarlama iletişimi faaliyetine dönüştürdüğünü göstermiştir.
Kurumlar etkinlikleri için konuşmacı tercihi yaparlarken bazı sıkıntılarla karşılaşırlar. Örneğin, insanları eğlendirmek mi önemlidir, onları bilgilendirmek mi? Konuşmacı nasıl bir profile sahip olmalıdır?
Kendisi de ünlü bir konuşmacı olan ve 25 yıldır bu alanda hizmet veren Susan Friedman’ın kaleme aldığı ve 30 bin baskı yapan üç ciltlik “Secrets of Successful Exhibiting” ile 2003 yılında yayınladığı “Meeting & Event Planning for Dummies” bu anlamda birçok püf noktası içeriyor.
Eğlenceli, alanında sağlam öngörü sahibi, motive edici ve sahnede profesyonel duruşuyla etkili bir ana konuşmacı, etkinliğin yönünü değiştirebilir. Böyle bir konuşmacı ile çalışmak isteyen tüm profesyoneller bu konuda destek aldıkları ajansların görüşlerine başvurabilecekleri gibi kendileri de aradıkları özellikleri tespit edebilirler. İndeks Konuşmacı Ajansı bu konuda danışmanlık hizmeti sunmaktadır.
Etkinliğiniz için en uygun konuşmacıyı seçerken dikkat etmeniz gereken konular ana hatlarıyla şunlardır:
Bu etkinliği niye düzenliyorsunuz? – Etkinliğinizin hedefini masaya yatırın. Ne elde etmek istiyorsunuz. Bu iş ortaklarınızla veya müşterilerinizle gerçekleştirdiğiniz yıllık bir toplantı mıdır? Çalışanlarınıza veya kanala yönelik bir eğitim programı mıdır? Kısaca meselemiz nedir?
İzleyicinin gereksinimlerini anlıyor musunuz? – Etkinliğe gelen kitle sektöre özgü yeni bilgiler mi edinmek istiyor? Yoksa daha vizyoner bir yaklaşım içinde mi? Eğlence ile motivasyonun birarada olduğu bir etkinliği mi tercih eder? Yaş ve kıdem itibarıyla eğlenmek mi isterler yoksa sosyal network oluşturmaya yatkın bir izleyici grubuyla mı karşı karşıyasınız? Sizce nasıl mutlu olurlar? Etkinlik öncesinde yapılan küçük bir anketle kitlenin gereksinimlerini yaklaşık olarak anlamanız mümkün olabilir. Konuşmacıyı seçerken bu eğilimi tespit etmek önemlidir.
Konuşmacı hakkında her şeyi biliyor musunuz? Daha çok sorun. – Hemen her sektörde ve farklı deneyim kategorilerinde nitelikli profesyoneller, konuşma yetkinlikleri ile bu deneyimlerini bir araya getirip izleyici kitlesini konuya odaklayabiliyor. Bu nedenle aralarında seçim yapmak durumunda olduğunuz konuşmacı hakkında daha fazla bilgi edinmek hakkınızdır. Konuşmacının daha önceki etkinliklerini ve popülerliğini sorgulayın. Deneyimlerini araştırırken sizin sektörünüze aşina olup olmadığını da gözden geçirin. Sektörünüzle ilgili herhangi bir etkinliğe katılmış mı? Genel anlamda işiniz hakkında bilgisi var mı?
Daha önce ne tür işlere imza atmış? – Etkinlikler öncesinde yaşanan telaş ve yoğun programlar nedeniyle genellikle konuşmacılarla kurum yöneticileri biraraya gelemez. Ancak bu davet etmeyi düşündüğünüz konuşmacı hakkında tamamen bilgisiz olmanızı da gerektirmez. Video kaydı olarak konuşmalarını isteyebilir, Youtube gibi sosyal mecralarda konuşmacınızın performansını araştırabilirsiniz. Elinizdeki örneklere bakarak konuşmacının kitleyle nasıl bir etkileşim içinde olduğunu, mesaj vurgularını, eğitim, eğlence ve motivasyonu uygun oranlarda sunup sunmadığını gözlemleyebilirsiniz. Kitlenize ve marka kimliğinize uygun bir seçim midir? Ayrıca bazı konuşmacılar, bazı ortamlarda konuşma sıkıntısı çekerler. Örneğin, TV şovlarında eğlenceli olan bir kişi, geniş bir salonda konuşurken tutukluk yaşayabilir. Yıldızlar gözünüzü kamaştırmasın. Küçük araştırmalarla doğru öngörülerde bulunabilirsiniz.
Konuşmacınız sizi tanıyor mu? – Gerçek konuşmacılar yapacağınız etkinlikle ilgili ana çerçeveyi sizden öğrenmek ister. Katılımcı kitlenin niteliğini, sektördeki değişimi ve yapacakları sunumda özel bir vurgu gerekip gerekmediğini sorgularlar. Dolayısıyla kurum olarak elinizdeki bilgilendirici malzemeyi onlarla paylaşmanızda fayda var. Sektörün durumunu ve şirketin ilgi odağını gösteren konularda kurum föyleri, whitepaper’lar ve diğer yayınları kendisiyle paylaşmanız, konuşması için ihtiyaç duyacağı jargon ve terimleri keşfetmesine yarar. Fazla lafa boğmadan onu bilgilendirin.
Duygularınızda yanılır mısınız? – Bazen en iyi sonucu konuşmacıyla bir yemekte bir araya gelerek alırsınız. Sohbetiniz sonrasında kendinize sorun: “Ben bu insanı sevdim” veya “Beni rahatsız eden bir şey var” soruları nedensiz değildir. Profesyonel bir insan olarak duygularınıza güvenin. Çünkü karşınızdaki insanın size yaşatacağı duygu sahnedeyken izleyici ile kuracağı bağın da habercisidir.
Belki de en doğrusu konuşmacı seçerken bu işte uzman bir ajansın desteğini almaktır. İndeks Konuşmacı Ajansı, Türkiye’nin en saygın isimleriyle çalışmanın avantajını, bu alanda sayısız etkinlikte konuşmacılarıyla yer almanın zengin deneyimi ile buluşturmaktadır. En iyi konuşmacıyı seçmeniz için İndeks Konuşmacı Ajansı, size gereksinim duyduğunuz danışmanlığı verecektir.
