Yazılı İletişim Nedir?

Yazılı iletişim, genel olarak iki veya daha fazla kişi arasındaki yazılı mesajlara denir. E-postalardan motivasyon mektuplarına, mesajlaşma uygulamalarından sözleşmelere kadar günlük hayatımızda yazılı iletişim çok geniş bir alanı kapsar. Bunlar ekseninde yazılı iletişim nedir bakıldığında; mektuplar, e-postalar, notlar ve daha fazlası sayesinde yazılı dil aracılığıyla bilgi, fikir veya mesajların alışverişine yazılı iletişim denir. Daha basit ifade ile söylersek; kelimelerin yazılı biçimde kullanıldığı tüm etkileşimlere yazılı iletişim demek mümkün.

Yazılı iletişim, aynı zamanda iş hayatındaki en yaygın iletişim türü olarak da karşımıza çıkar. Bu nedenle genellikle sözlü iletişime kıyasla daha resmi alanlarda da sıklıkla kullanılır. Yazılı iletişim geleneksel olarak kâğıt üzerinde veya daha modern olarak e-posta veya elektronik bir cihaz üzerinde gerçekleştirilebilir. Çoğu işletme işlevini yerine getirebilmek ve bilgi paylaşımında bulunabilmek için yazılı iletişime ihtiyaç duyar ve güvenir. Bir işletme içinde bilgi aktarımı için etkili bir yöntemdir. Yazılı iletişim, birden fazla kişinin dahil olduğu her türlü senaryo için çok önemlidir.

Yazılı İletişim Araçları Nelerdir?

Peki yazılı iletişim araçları nelerdir? İnsanlık tarihi içerisinde yazı/çizim çok eskiye dayanmakla birlikte sık sık şekil değiştiren bir iletişim türü olmuştur. Bu bağlamda yazılı iletişim araçları da epey çeşitlilik göstermekte. Bunlardan bazılarına ve özelliklerine aşağıdaki maddelerde odaklanacağız. 

• E-posta: E-posta, iş dünyasında en yaygın kullanılan ve çok yönlü iletişim araçlarından biri olmayı sürdürüyor. Mesleki yazışmalara, resmi duyurulara ve ayrıntılı belgelere uygun resmi bir iletişim aracıdır. Ayrıca önemli bilgiler, kararlar ve ekler de e-posta dizileri içinde belgelenebilir. Bu, gerektiğinde tekrar başvurulabilecek bir kayıt da oluşturur. E-posta, farklı zaman dilimleri ve coğrafi konumlar arasında da iletişime olanak sağlar. Ayrıca katılımcıların istedikleri zaman yanıt vermelerine olanak tanır.
• Anlık mesajlaşma: WhatsApp başta olmak üzere günümüzde çok sayıda anlık mesajlaşma uygulaması var. Günlük ve özel yaşamda olduğu kadar iş hayatında da temel iletişim araçları arasında. Anlık mesajlaşmalar; çeşitli coğrafi konumlarda bile hızlı, doğrudan ve resmi olmayan konuşmaları kolaylaştırır.
• Sosyal medya araçları: Sosyal medya araçları, kuruluşların ve kişilerin çeşitli sosyal medya platformlarındaki varlıklarını sürdürebilmesini sağlar. Özellikle kurumlar, varlıklarını etkili bir şekilde yönetmek için bu araçları kullanır. İşletmeler ayrıca sosyal medya paylaşımlarını önceden planlayabilirler. Bu, içerik stratejisine yardımcı olabilir.
• İnternet siteleri: Tıpkı şu an okuduğunuz içerik gibi birçok yazılı iletişim biçimi çeşitli internet sitelerinde konumlanır. Bloglar, forumlar, marka sayfaları, haber siteleri, mobil uygulamalar buna örnek gösterilebilir. Mecraya bağlı olarak da farklı yazılı iletişim biçimlerini, türlerini buralarda görmek mümkün.

Yazılı İletişim Türleri Nelerdir?

Yazılı iletişim; mektup, makaleler, roman, ansiklopedi, tutanak, basın bildirisi, basılı not gibi farklı türlere ayrılır. İş yerinde ise yazılı iletişim; e-postaları, notları, raporları ve resmi belgeleri kapsar. Tüm bunlar ekseninde yazılım iletişim türleri şu başlıklar altında da toplanabilir:

• Kişisel: Kişisel alanlarda, içten mesaj ve mektuplar, sözlü iletişimin aktarmakta başarısız olabileceği duygu ve hisleri yakalar ve iletir.
• Profesyonel: Profesyonel ortamlarda yazılı iletişim, her biri netlik ve kesinlik sağlayacak şekilde titizlikle oluşturulan raporlar, teklifler ve e-postalardır.
• Akademik: Makaleler, röportajlar, araştırma ve inceleme yazıları, sunumlar ise bu gruba dâhil edilebilir.

Yazılı İletişimin Avantajları Nelerdir?

Yazılı iletişim avantajları, bağlama ve ortama göre birbirinden ayrılabilir. Daha kolay korunabilmesi, delil niteliği taşıması, sunumu kolaylaştırması, zaman tanıması gibi pek çok avantajı sıralamak mümkün. Bunlara göre yazılı iletişim avantajları da aşağıdaki şekilde özetlenebilir:

Kalıcı kayıt: Bir şirkette yazılı iletişim faydalıdır, çünkü gerçekleşen iletişimin kalıcı bir kaydı vardır. İnsanlar şirket yönetiminden personel üyelerine notlar ve mektuplar gönderdikçe, şirket kayıtları için bir kopyasını saklamak da kolaydır. Bu, çalışanlar ve yöneticiler arasında gerçekleşen her şeyin kapsamlı bir kaydına sahip olmak anlamına gelir.

•   Net yorumlama kolaylığı: Yazılı iletişim, okuyucuya sözlü konuşmanın sunmadığı bir netlik düzeyi sunar. Birisiyle sözlü bir iletişimdeyken, tonlama gibi unsurlar taraflar arasında anlaşmazlığa yol açabilir. Yazan taraf, mesajlarını tekrar tekrar okuyabildiği için söylediklerinin ne anlama geldiğini düşünebilir. Bu, daha fazla netlik anlamına gelir.
•   Erişilebilirlik: Yazılı iletişim, bir mesajı iletmenin oldukça erişilebilir bir biçimidir. Yazılı araçlarla gönderdiğiniz mesajı, erişimi olan herkes görür. Bu da ciddi ölçüde zamandan tasarruf sağlayabilir.
•   Açıklık: Yazılı iletişimin bir diğer avantajı da verilmek istenen mesajın açık ve kapsamlı anlaşılmasını sağlamasıdır. Yazılı iletişim, alıcının tamamen anlayana kadar mesajını okumasını sağlar. Ayrıca, iletişimde herhangi bir bilginin eksik olması veya aktarılmaması ihtimali daha düşüktür. Sonuç olarak alıcı, gönderenin iletmek istediği anlamı tam olarak alır ve kavrar.
•   Yasal delil niteliği: Yazılı formattaki belgeler, önemli ticari faaliyetler ve işlemler için yasal delil görevi görür. Dava durumunda kabul edilebilir delil olarak kullanılacak olan öge, genellikle yazılı iletişimdir. Hukuki delil olması nedeniyle gerekli özenle saklanır.

Yazılı İletişimin Dezavantajları Nelerdir?

Yazılı iletişim dezavantajları arasında ise şunları sıralamak mümkün:

• Daha fazla zaman: Yazılı iletişim genellikle zaman alıcıdır. Bir mesajı yazılı olarak hazırlamak ve oluşturmak, sözlü olarak iletmekten çok daha fazla zaman alır. Yazılı bir mesajın hedeflenen alıcıya ulaşması iki veya üç gün sürebilir. Ayrıca, geri bildirim anında olmadığı için de yine zaman alır.
• Gizlilik problemi: Yazılı iletişimin en büyük dezavantajlarından biri, bilgilerin gizli tutulmasının her zaman mümkün olmamasıdır. Yazılı iletişimde mesaj, belirli bir konu ile ilgilenen herkese iletildiği için herhangi bir çalışan tarafından bilgi sızıntısı olasılığı vardır. Bu durum ise organizasyonu olumsuz yönde etkileyebilir.
• Gecikmeler: Mesajın alıcısı çok uzakta yaşıyorsa veya erişim problemi yaşıyorsa, anında yanıt veremeyebilir. Bu da sonuçta fazla karar almada gecikmeye yol açar.

Bunun yanı sıra yazılı iletişimde farklı dezavantajlardan söz etmek de mümkün: Okuma – yazma bilmeyenler için pratik olmaması, bazen gereğinden fazla resmi bir hava yaratması, kullanılan karmaşık kelimelerin anlamayı zorlaştırması bunlar arasında sayılabilir.

Yazılı İletişim Neden Önemlidir?

Yazılı iletişim, sözcüklerin yazılı biçimde kullanılması ile iletilen mesajlar/bilgilerdir. Buna e-postalar, notlar, raporlar, mektuplar ve diğer belgeler dahil olabilir. Yazılı iletişimin neden önemli olduğuna dair bazı nedenler şunlardır:

• Netlik: Yazılı iletişim, mesajımızda açık ve net olmamızı sağlar. Doğru kelimeleri seçmek, cümlelerimizi doğru bir şekilde kurmak ve mesajımızın doğru bir şekilde iletilmesini sağlamak için zaman ayırabiliriz. Bu, yanlış anlaşılmaların maliyetli hatalara yol açabileceği profesyonel dünyada özellikle önemlidir.
• Profesyonellik: Yazılı iletişim profesyonelliğimizin bir göstergesidir. Etkileşimlerimizi ciddiye aldığımızı ve etkili bir şekilde iletişim kurmak için çaba sarf etmeye istekli olduğumuzu gösterir. Bu, profesyonelliğin çok değerli olduğu iş yerinde özellikle önemli olabilir.
• Aşılabilir dil engeli: Yazılı iletişim dil engellerini de aşabilir ve farklı diller konuşan insanların etkili bir şekilde iletişim kurmasını sağlayabilir. Çeviri araçlarının yardımıyla yazılı iletişimdeki bilgiler farklı dillere çevrilebilir ve farklı diller konuşan insanlarla iletişim kurmak mümkün hale gelir.
• Kayıt tutma: Yazılı iletişim aynı zamanda etkileşimlerimizin kalıcı bir kaydını tutmamızı sağlar. Bu, belgelemenin gerekli olduğu yasal veya ticari durumlarda yardımcı olabilir. Ayrıca günlük tutma gibi kişisel kayıtlar için de yararlı olabilir.

İş Dünyasında Yazılı İletişim Neden Önemlidir?

İletişimimizin çoğunun çevrim içi gerçekleştiği dijital çağımızda, yazılı iletişim daha da önemli hale geldi. Bu değişim, pek tabii ki iş hayatına da çok önemli düzeyde etki ediyor. E-posta, sosyal medya ve mesajlaşma uygulamalarının yükselişiyle, yazılı iletişim birçok kişi ve kurum için birincil iletişim aracı haline geldi. Bu nedenle, iş hayatı odaklı dijital çağda etkili bir şekilde iletişim kurmak da oldukça önemlidir.

Yazılı iletişim, hem kuruluşların hem de kişilerin başkalarının karşısındaki itibarını ve imajını da korumaya yardımcı olur. Etkili yazılı iletişim aynı zamanda doğrulama açısından da bir kolaylık aracıdır. Herhangi bir karışıklık olup olmadığını bu sayede kolayca doğrulayabilirsiniz. Yazılı kayda başvurabilir ve herhangi bir şeyin doğru olup olmadığını kontrol edebilirsiniz. Taraflar arasında herhangi bir yanlış anlaşılma olması durumunda da doğrulama yapma açısından avantaj sağlar.

İş hayatında yanlış anlamalar pahalıya da patlayabilir. Bu nedenle yazılı iletişimin etkin kullanımı, yanlış anlamaları önlemeye yardım edebilir. Biri ile konuşuyorsanız ve o kişi ne demek istediğinizi anlamıyorsa, siz mesajınızı netleştirmenin bir yolunu bulana kadar konuşma kesilecektir. Ancak bir mesaj yazarken, cümleleri yeniden ifade etmek veya aynı fikri iletmenin başka yollarını bulmak için zaman vardır. Böylece her iki taraf da ne söylendiğini daha iyi anlayabilir. Bu, her iki tarafta da daha az kafa karışıklığına ve hayal kırıklığına yol açacaktır.

Yazılı İletişimde Sık Yapılan Hatalar Nelerdir?

Yazılı iletişimin sunduğu tüm avantaj ve kolaylıklara rağmen, sınırlarını da kabul etmek durumundayız. Yazılı mesajlar yanlış anlaşılmalara, karışıklığa yol açabiliyor. İş dünyasında, kötü yazım nedeniyle anlaşmalar kaybedilebilir veya ilişkiler bozulabilir. Bunu önlemek için yazılı iletişim hataları ve yanlışlarını da tespit edip bunlardan kaçınmak elzem. Öne çıkan bazı hataları sizin için maddeleştirdik: 

• Hedef kitleyi tanımamak: Yazarken alıcınızı tanımalısınız. Mesela bir e-postada çok fazla detay, zaman kaybı olabilir. Oysa yeni bir iş ilişkisi içerisinde çok doğrudan olmak ise kaba olarak yorumlanabilir. Sonuç olarak, başkalarına uyum sağlayıp sağlamayacağınız nihai olarak sizin kararınızdır. Ancak hem hedef kitlenizi hem de onlara nasıl uyum sağlayacağınızı bilmek size daha hızlı sonuçlar getirecektir.
• Çok fazla ünlem işareti (!) kullanmak: Bu, tüm okur taraf için rahatsız edicidir. Hatta tehditsel bir atmosfer bile yaratabilir. Dolayısıyla bu noktalama işaretinin aşırı kullanımı soruna davetiye çıkarabilir.
• Teşekkür etmemek: Belki sözlü iletişimdeki ses tonunuz, beden diliniz bir teşekkür ipucunu veriyordur. Ancak sizi şahsen tanımayan birinin bunu yazılı iletişimde anlaması için gerçek bir teşekküre ihtiyaç var. Dolayısıyla kısa bir teşekkür mesajı aslında çok şey ifade eder.
• Aşırı yazım hatalarında bulunmak: Bağlaç olan -de ekini ayırmamak veya soru ekini, önündeki kelime ile bitişik yazmak… Yazım hatalarına verilecek çok sayıda örnek mevcut. Bunlar, özellikle kurumsal iletişimde profesyonelliği zedeleyen bir görünüme neden olabilir. Yalnız bu da değil. Günlük hayatta da sık sık yazım hatası yapmak, iletişimi sekteye uğratabilir. Bu nedenle yazım kurallarını bilmek ve uygulamak kritik öneme sahiptir.
• Çok fazla yazmak: E-postalarda genellikle en büyük hata çok fazla yazmaktır. Mesajlarınız çok ayrıntılı ve uzunsa, başkaları bunları okumaktan korkacaktır. Çok daha detaylı kısımları gerekirse telefonla arayıp veya yüz yüze görüşerek aktarın.

Yazılı İletişim Örnekleri Nelerdir?

Yukarıda da yer yer değindiğimiz üzere yazılı iletişim örnekleri; kitaplar, mektuplar, basın bildirileri, yönergeler, raporlar, tutanaklar, makaleler, e-postalar olarak özetlenebilir. Örneğin, e-postalar birkaç on yıldır ortalıkta olmasına rağmen, artık iş iletişimi için bir norm haline geldi.