FAALİYET RAPORU HAZIRLAMANIN KOLAYI VAR!
FAALİYET RAPORU HAZIRLAMANIN KOLAYI VAR!
Yılda bir kez hazırlanan faaliyet raporu gözünüzü mü korkutuyor? Rakamlar, yasal zorunluluklar, matbaa, imza, dijital kopya ve dahası. Zorunlulukları bilmek işinizi kolaylaştırabilir.
Günümüzde sermaye şirketi konumundan olan tüm şirketler faaliyet raporu hazırlamak durumundalar. Bir başka ifade ile anonim, limited ve sermayesi paylara bölünmüş komandit olmak üzere sayıları 750 bini bulan şirketin bu raporu kanunen hazırlaması gerekiyor. Belki de şu anda şirketteki birkaç muhasebecinin ya da finansçının elinde hazırlanıyor ve çok sınırlı bir işlev arz ediyor. Fakat bunu yararlı bir doküman haline getirmek, çok kısa, yalın ama o derece şeffaf ve etkili bir faaliyet raporu hazırlamak mümkün. Bunun için işin ehline teslim edilmesi ve basit bir koordinasyon çalışması yapmak çok zor olmasa gerek…
Finansçı ve iletişimci kol kola
Faaliyet raporunun hazırlanması yatırımcı ilişkileri, o yoksa finans bölümü ile kurumsal iletişim bölümünün ortak çalışmasının bir ürünüdür. Buna son zamanlarda pazarlama iletişimi ve içerik üreten firmalar da dahil olmuştur. İşlerin toparlanacağı merkez içerik üretiminin yapıldığı firma olurken ilk kontrol birimi şirketten şirkete değişse de yatırımcı ilişkileri, kurumsal iletişim ya da finans-muhasebe birimi olacaktır. Farklı şirket ve kurum türlerinde, değişik birimler tarafından hazırlansa da esas sorumluluk yönetim kurulundadır. Uygulamada ise rapor, bir takım oyunundan ibarettir. Kısa sürede, etkili içerik Yıllık faaliyet raporlarının ilgili hesap dönemini takip eden iki ay içerisinde hazırlanması gerekir. Dolayısıyla finansal raporların yayınlanacağı şubat ayı sonuna kadar tüm içerik hazır olmalıdır. Unutulmamalıdır ki faaliyet raporu olmadan genel kurul yapılamaz. Gecikmeli hazırlanan faaliyet raporlarından doğabilecek sorunlardan yönetim kurulu sorumlu olacaktır. Peki, bu faaliyet raporu denen belge nasıl bir şeydir? İçerisinde nelerin olması gerekir? Dahası neleri koymazsanız o rapor faaliyet raporu olmaktan çıkar.
Zorunlu Bilgiler
• Genel bilgiler
• Yönetim organı üyeleri ile üst düzey yöneticilere sağlanan mali haklar
• Araştırma ve geliştirme çalışmaları
• Faaliyetler ve faaliyetlere ilişkin önemli gelişmeler
• Finansal durum
• Riskler ve yönetim organının değerlendirmesi
• Diğer Hususlar Sorumluluk kimde?
Faaliyet raporunda imzası bulunan herkes raporla ilgi yasal sorumluluk üstlenmiş olur. Limited şirketlerde imzası bulunan müdür ve müdür yardımcıları tüm rapordan sorumlu olurken bağımsız denetime tabi olan şirketlerde bağımsız denetçi olarak imzası bulunanlar rapordaki finansal bilgilerden sorumludurlar. Durun! Yukarıdaki cümleler sizi ürkütmesin. Ne yaptıysanız o, ne bir eksik, ne bir fazla. Yıllık faaliyet raporları kanuni açıdan bir belge niteliği taşır. Bu açıdan içerisindeki bilginin niteliği ve doğruluğu çok daha fazla önem arz eder. Yapmadığınız ya da firma ya da kurumuzun çerçevesini aşan konuları gereksiz yere anlatmanıza gerek yok. Sadece mevcut durumu belirtin yeter. Eğer eksik veya gerçeğe aykırı bilgi vermediyseniz sorumluluğunuz ortadan kalkar. Bunlara dikkat!
• Faaliyet raporunda, yanıltıcı, abartılı ve yanlış kanaat uyandırıcı, gerçeğe aykırı ifadelere yer verilmemeli. İlgili hesap dönemine ait iş ve işlemlerinin akışını, her yönüyle finansal durumunu, şirketin hak ve yararını da gözetecek şekilde, doğru, eksiksiz anlatmalı.
• Yıllık faaliyet raporunda mümkün olan en basit kavram ve terimler kullanılır, tereddüde neden olabilecek belirsiz ifadelerden kaçının.
• Şirketin finansal durumuna ilişkin bu değerlendirmeleri finansal tablolara dayandırın.
• Finansal ve finansal olmayan risklere yer verin.
• İç kontrollerin etkinliği, yeterliliği ve uyumluluğu konularında açıklamalara yer verin.
• Geleceğe yönelik bilgi verildiği veya tahminlerde bulunulduğu durumlarda, bunların dayandığı gerekçelere ve istatistiki bilgilere de yer vermek zorundasınız. Bu bilgi ve tahminler şirketin finansal durumu ve faaliyet sonuçları ile uyumlu olmalıdır.
• Asgari içeriğe ve şirketin niteliği ve konumu itibariyle ortakların haklarını kullanabilmesi için bilmeleri gereken diğer bilgilere yer verilmesinin zorunlu olduğunu unutmayın.
