Çağdaş liderlik ve problem çözme teknikleri-2
(Yazar: Ali Rıza Değer, İçerik Fabrikası)
Zihin Haritası… (Tony Buzan)
Zihin Haritası… Kişisel değerleri, özellikleri ve avantajları, düşünceleri, sorunları, problemleri, önerileri, olumlu ve olumsuz faktörleri, yapılması gereken çalışmaları ve de diğer ögeleri belirlemek için kullanılan bir çizelgedir.
Konuları ve organizasyonları oluşturmak, görselleştirmek, tasarlamak ve sınıflandırmak ile birlikte problem çözümünde ve karar almada, genellikle yardımcı olarak kullanılır.
Bir diyagram veya şema şeklinde biçimsel kısıtlaması olmayan bir ağ’a, bir haritaya, benzer…
Ögeler; kavramların önemine göre ve sezgisel olarak gruplar altında, alanlar içinde ve dallar şeklinde, düzenlenebilir.
Zihin Haritaları oluşturulurken, ana fikrin veya hedef’in merkeze yerleştirilmesi gerekir. Daha sonra bu ana fikir ve öge’lerin bağlı olduğu alt betimlemeler, merkez çevresine belli bir hiyerarşik düzen içerisinde yerleştirilir. Birbiriyle ilgili ögeler, bağlantılar aracılığı ile birleştirilir. Benzer ögeler ayrıca gruplanabilir. Simgeler ve resimler aracılığı ile “Zihin Haritaları” zenginleştirilebilir ve kimi ögelere numaralar verilerek öncelik de kazandırılabilir…
“Zihin Haritaları”nı çizmek için, kağıt kalem yeterli olabileceği gibi bilgisayar programlarından yararlanmak da mümkündür.
Beyin Fırtınası… (Alex Osborn)
Ekip üyelerinin, eleştirilme korkusu olmadan, düşüncelerini rahatlıkla ifade edebildikleri, grup tartışma tekniğidir.
Yaratıcı fikirleri ortaya çıkartmak, amaçlarımızı belirlemek ve görüş birliğine vararak problem çözme yollarından biri olan, Beyin Fıtınası, değişik fikirlerin ve önerilerin ortaya konmasını destekler…
Düşüncelerin niteliğinden ziyade, sayıca çokluğu önemlidir.
Beyin Fırtınası… grubun, bir bütün olarak bilgilerini ve deneyimlerini, ortaya koymasına yardımcı olur. Yaratıcılığı destekler. Herkez’in katılımını sağlar…
Vizyon Tasarımcıları ve Proje Liderleri’nin belirlediği süre zarfında, herkez; kesintisiz ve eleştrisiz olarak konu ile ilgili “ellerinde yazılı olarakta bulunan” düşüncelerini ortaya attıktan sonra benzer fikirler gruplar halinde onaylanarak listelenir ve “açıklama/tartışma” bölümüne geçilir.
Belirli bir görüş ve çözüm önerilerine göre, tam bir uzlaşma sağlanamadığı takdirde oylamalara geçilebilir, eğer zaman varsa belirlenen ve en çok oy alan bir kaç öneri ile ilgili, bir toplantı daha yapılabilir.
Altı Şapka Düşünme Tekniği… (Edward De Bono)
Düşünce ve önerilerin belirli bir düzen içinde sunulması ve sistematikleştirilmesi için kullanılan bir yöntemdir.
Şapkalar, düşüncelerin ayrıştırılması için kullanılan bir semboldür. Konuya bu şapkalar giyilerek yaklaşılır ve daha sonra uzlaşma veya oylama yoluyla çözüme gidilir.
1) Beyaz Şapka… (Tarafsız Şapka): Beyaz tarafsız ve objektiftir. Konu ile ilgili net bilgiler, sayılar, araştırmalar ve kanıtlanmış veriler ortaya konur.
2) Kırmızı Şapka… (Duygusal Şapka): Kırmızı duygu, tutku, sevgi ve öfkeyi çağrıştırır. Konuyla ilgili olarak, kişilere hislerini söyleme şansını verir.
3) Sarı Şapka… (İyimser Şapka): Sarı güneş gibi aydınlık ve olumludur. Konunun avantajları ortaya konulur ve getirileri göz önüne alınır.
4) Siyah Şapka… (Kötümser Şapka): Burada siyah, güzel bir renk olmasına rağmen karamsarlık ve olumsuzluğu ifade eder. Konu ile ilgili riskler, ileride doğabilecek tehlikeli problemler ve eleştriler ortaya konur.
5) Yeşil Şapka… (Yenilikci Şapka): Yeşil verimli gelişmeleri ve yaratıcılığı simgeler. Bu şapka ile, alternatifler araştırılır, yaratıcılık ön planda tutulur, orjinal ve üretken fikirler öne çıkartılır.
6) Mavi Şapka… (Soğukkanlı Şapka): Mavi soğukkanlılığı temsil eder ve herşeyin üzerindeki gökyüzünün rengidir. Düşünce süresinin düzenlenmesi ve kontrolu ile uğraşılır.
Düşünceler sistematize edilir, durum analizleri yapılır ve çözüm önerileri özetlenir…
Pukö Döngüsü… (Edwards Deming)
Planla… Uygula… Kontrol Et… Önlem Al…
Pukö, adım adım plan yaparak sonuca ulaşmak için kullanılan bir yaklaşımdır.
Safhaları ise bir döngü şeklinde;
1) Amaç ve hedeflerle ilgili detaylı planlar…
2) Ekibi bilgilendirme ve uygulamaya geçmek…
3) Proje aşamalarını kontrol ederek, sapmaları tespit etmek…
4) Gerekli önlemleri alarak, eğitim ve yönlendirmeleri yaparak, kalıcı bir izleme ve raporlama sistemi kurmak’tan… oluşur!..
Balık Kılçığı Diyagramı… (Kaoru Ishikawa)
Belirli bir sorunu çözmek için, nedenlerini belirlemek ve ortaya çıkarmak için kullanılır. Grubun problemin içeriğine odaklanmasını sağlar.
Detaylı bir “Sebep – Sonuç Diyagramı” balık kılçığı şeklinde oluşturulur.
Sayfanın ortasına soldan sağa, sağ başta hedef (Sonuç) yer alacak şekilde, ana kılçık çizilir. Sonuca etki eden ve edecek olan faktörler (Sebepler – Sorumlular) araştırmalar, beyin fırtınası veya başka bir sistemle tespit edilerek bu ana kılçığın üstüne ve altına etki ve önem derecelerine göre, sırayla yerleştirilir.
Gerekirse bu faktörlere bağlı alt başlıklarda belirlenir ve üst başlıklarıyla ana kılçığa bağlanır. Başlıkların konu ile uyumlu ve mantıklı olması önemlidir.
Sebeplerin belirli bir kategori içinde diyagrama yerleştirilmesi ve sıralanması, sorunların net bir şekilde görülmesine yardımcı olur. Daha sonra yapılacak iyileştirme ve çözüm hamleleriyle hedefe ulaşmak mümkün olacaktır…
Proje Döngüsü ve Çözüm Basamakları… (Herbert Simon)
1) Problemlerin Tanımlanması…
2) Problemlerle İlgili Verlerin Toplanması…
3) Problemlere Uygun Çözüm Yollarının Sıralanması…
4) Olası Çözümlerin Problemlere Uygulanması…
5) Problemler İçin En Uygun Çözümlerin Seçimi…
6) Problem ve Çözüm Sürecinin İzlenmesi…
7) Gerekli Değerlendirme ve Raporlamaların Yapılması…
Pareto Analizi… (Wilfredo Pareto)
Aynı konu ile ilgili çok sayıda sorunla karşılaştığımızda, çözüm önceliklerine göre sıralama yapmak için, verilere ve performans ölçümlerine göre, az sayıdaki önemli sorunu, çok sayıdaki önemsiz sorundan ayırma tekniğidir.
Pareto prensibi; problemlerin büyük bir kısmının genellikle birbiri ile bağlantılı az sayıdaki ancak baskın (dominant) nedenden kaynaklandığını ifade eder. “80/20 kuralı” olarak da adlandırılan bu kalite aracı, problemin %80lik kısmına %20’lik aktivitenin neden olması ve bu önemli %20’lik payın üzerinde “yoğunlaşılması” anlamına gelmektedir.
Yalnız, problemlere odaklanırken, basit önerileri ve güzel çözümleri de, aman gözden kaçırmayın!
Japon yönetim sistemindeki, en hatırda kalan çalışmalardan bir tanesi de en büyük kozmetik firmalarından birinde yaşanan “boş sabun kutusu” problemi’dir.
Müşterilerden birisi… firmaya, aldığı sabun kutusunun “boş” olduğuna dair şikayet’te bulunmuştur.
Bunun üzerine yetkililer hemen, üretilip paketlenen sabun kutularını, sevkiyat birimine gönderen hattı izole edip, dolum bantı’ndan “bir veya birkaç sabun kutusu”nun, içi boş bir şekilde geçtiği tespit ederler!..
Yöneticiler derhal… Mühendisler’ine, problemi çözmeleri için talimat verir…
Mühendisler, geniş bir ar-ge bütçesi ile yüksek çözünürlükte bir X – Işını cihazı tasarlamak için ciddi bir uğraş verirler. Neticede cihazı üretirler ve bu sayede hattan geçen bütün sabun kutularını izleyerek, boş olup olmadıklarından emin hale gelirler. (Bu 1. yol)
Bir başka ülkede (ki, hangi ülke olduğunu bilmiyorum…) küçük bir kozmetik şirketinde ise, aynı problem yaşandığında… Şirket’teki sevkiyat amirleri, X – Işını v.s. gibi karmaşık şeylerle uğraşmadan, farklı bir çözüm yolu bulurlar…
Endüstriyel bir vantilatör alarak, sevk hattına doğru yöneltirler. Vantilatörü açtıkları anda, dolu olan kutular hattan geçerken, içi boş olanlar, hattın dışına doğru savrulur.
